Versione base (2026-10-28-base). Lo studio lo accetta dentro CiaoSalute: l'accettazione resta registrata con chi, quando e quale versione. Il testo rivisto dal legale sarà proposto appena pronto. Le misure di sicurezza sono descritte una per una nell'allegato «Misure di sicurezza» (punto 6), che mandiamo su richiesta a info@gseo.it, e in sintesi nella pagina Sicurezza e protezione dei dati.
1. Chi sono le parti
Lo Studio che usa CiaoSalute è il titolare del trattamento dei dati dei suoi pazienti e dei dati del suo personale che lo Studio gestisce nel programma (ruoli, permessi, agenda, firme). Per gli account delle persone che entrano in CiaoSalute e per la sicurezza degli accessi CiaoSalute è titolare autonomo: vedi la Privacy Policy.
GSEO S.r.l., con sede in Via Zenzalino Sud 6, 40055 Castenaso (BO), P.IVA 04370971204, che gestisce la piattaforma CiaoSalute, è il responsabile del trattamento (art. 28 del Regolamento UE 2016/679, GDPR). Nel testo la chiamiamo «CiaoSalute».
2. Cosa facciamo con i dati
CiaoSalute tratta i dati solo per far funzionare il servizio scelto dallo Studio: agenda e lista d'attesa, cartella clinica, misure ed esami, documenti, consensi, ricette, fatture, messaggi e promemoria, videovisite, portale del paziente e funzioni con l'intelligenza artificiale.
Il contratto dura quanto il servizio. Alla fine vale il punto 10.
3. Quali dati e di chi
Dati anagrafici e di contatto; dati sulla salute (anamnesi, visite, misure, esami, referti, foto cliniche, ricette, consensi); dati delle fatture e dei pagamenti (importi, mai i dati delle carte); messaggi, note e trascrizioni.
Riguardano i pazienti dello Studio (anche minori, tramite chi ne ha la responsabilità), le persone in lista d'attesa e il personale dello Studio.
4. Istruzioni dello Studio
CiaoSalute tratta i dati solo secondo le istruzioni documentate dello Studio: queste condizioni e le scelte che lo Studio fa nel programma (impostazioni, permessi, invii, importazioni). Fa eccezione il caso in cui una legge ci obblighi a trattare i dati: allora lo diciamo prima allo Studio, se la legge lo consente.
Se un'istruzione ci sembra contraria alla legge, lo diciamo subito allo Studio.
5. Riservatezza
CiaoSalute vincola alla riservatezza, con un impegno scritto, le persone che per suo conto possono vedere i dati, e permette loro di guardarli solo quando serve: assistenza chiesta dallo Studio, sicurezza, guasti.
6. Sicurezza (art. 32 GDPR)
Misure in uso oggi: un account personale per ogni persona dello Studio, con ruolo e permessi decisi dallo Studio (la casella «Vede i dati clinici» è spenta di base per segreteria e infermieri); blocco dello schermo dopo 15 minuti senza azioni, che si riapre con la propria password, e uscita automatica dopo 60 minuti senza azioni; uscita da tutti i dispositivi quando una persona viene disattivata, cambia la password o lo chiede («Esci da tutti i dispositivi»); limiti ai tentativi di accesso; collegamenti cifrati (HTTPS); database cifrato a riposo dal fornitore; password salvate in forma non reversibile; codici di firma, credenziali del Sistema Tessera Sanitaria e collegamento WhatsApp salvati cifrati; registro di chi apre la cartella, i PDF prodotti da CiaoSalute (referti, ricette, tabella degli esami, piano terapeutico) e l'export, visibile al titolare dello Studio; registro delle operazioni principali (firme, consensi, documenti, modifiche al personale); posizione GPS tolta dalle foto caricate; nei testi che prepariamo per l'intelligenza artificiale non mettiamo nome e cognome del paziente (possono comparire in ciò che il medico scrive o detta e nei documenti caricati, per esempio la tessera sanitaria letta dall'AI).
Copie di sicurezza: il database si può riportare a un momento dei 7 giorni precedenti e ha una copia giornaliera conservata 30 giorni; dei file caricati si fa ogni settimana una copia su uno spazio di archiviazione separato dal server, dello stesso fornitore, in un centro dati nell'Unione Europea, trasferita con collegamento cifrato ma oggi non cifrata con una chiave nostra.
L'Allegato 1 «Misure di sicurezza» (versione 1.0 del 28 ottobre 2026) fa parte di questo contratto: descrive le misure una per una, comprese quelle previste e i loro limiti. Lo mandiamo allo Studio su richiesta (info@gseo.it), anche prima che accetti. Una descrizione pubblica è nella pagina ciaosalute.com/sicurezza. Le misure possono migliorare nel tempo: non le riduciamo senza avvisare lo Studio.
7. Altri fornitori (sub-responsabili)
Lo Studio autorizza CiaoSalute a usare questi fornitori: Hetzner Online GmbH (server del programma e dei file caricati, Germania; copia settimanale dei file in un centro dati Hetzner nell'Unione Europea); Google Cloud / Firebase (database, Unione Europea); Anthropic (intelligenza artificiale: dati conservati negli USA, elaborazione anche in altri paesi; clausole contrattuali standard); MailerSend (email: società USA, dati conservati nell'Unione Europea; Data Privacy Framework); Brevo (SMS, Unione Europea); Twilio (messaggi WhatsApp, USA; clausole contrattuali standard, Data Privacy Framework e norme vincolanti d'impresa); Meta / WhatsApp Business (messaggi WhatsApp dal numero dello Studio, solo se lo Studio lo collega); Daily.co (Daily, Co.: videovisite, USA; Data Privacy Framework e, di riserva, clausole contrattuali standard); Stripe (pagamenti: società in Irlanda, dati anche negli USA; Data Privacy Framework e clausole contrattuali standard); Apple e Google Firebase Cloud Messaging (notifiche delle app: solo l'identificativo del dispositivo e testi senza dati clinici).
Prima di aggiungere o cambiare un fornitore lo diciamo allo Studio, che può opporsi. Ai fornitori imponiamo, con un contratto sul trattamento dei dati, obblighi di protezione equivalenti a quelli di questo contratto. Restiamo pienamente responsabili verso lo Studio per quello che i nostri fornitori fanno con i suoi dati.
I dati vanno fuori dall'Unione Europea solo verso fornitori con garanzie adeguate (clausole contrattuali standard, Data Privacy Framework o norme vincolanti d'impresa).
Dettatura e ascolto in visita usano il riconoscimento vocale del browser scelto dallo Studio (per esempio Google in Chrome, Microsoft in Edge). Questo servizio non è un nostro fornitore e non è coperto da questo contratto: la voce va al produttore del browser, alle sue condizioni, anche fuori dall'Unione Europea. Lo Studio decide se usare queste funzioni; prima di accenderle il medico vede un avviso.
Il Sistema Tessera Sanitaria (Ministero dell'Economia e delle Finanze) riceve ricette elettroniche e spese sanitarie per obbligo di legge, come titolare autonomo: non è un nostro fornitore.
8. Richieste dei pazienti
Aiutiamo lo Studio a rispondere ai pazienti che chiedono di vedere, avere in copia, correggere o cancellare i loro dati, o che si oppongono a un uso. Se un paziente scrive a noi, giriamo la richiesta allo Studio.
9. Violazioni dei dati
Se scopriamo una violazione che riguarda i dati dello Studio, lo avvisiamo senza ingiustificato ritardo, con le informazioni che abbiamo, e lo aiutiamo per la notifica al Garante e per l'avviso ai pazienti.
Aiutiamo lo Studio anche nella valutazione d'impatto e nella consultazione preventiva del Garante, quando servono (artt. 35 e 36 GDPR).
10. Fine del servizio
Alla fine del servizio lo Studio può chiedere una copia dei suoi dati in un formato standard. Poi li cancelliamo, salvo gli obblighi di legge; dalle copie di sicurezza spariscono alla loro scadenza.
11. Tempi di conservazione decisi dal programma
Lista d'attesa: la nota è lunga al massimo 120 caratteri. Le voci chiuse da più di 90 giorni perdono nota, motivo e dati della persona scritti nella lista (restano chi, quando ed esito). Le voci rimaste aperte: dopo 6 mesi il programma chiede se sono ancora valide, dopo 12 mesi si chiudono da sole.
Gli altri dati restano finché lo Studio li tiene. La cartella clinica va conservata per i tempi previsti dalla legge.
12. Controlli
Mettiamo a disposizione dello Studio le informazioni che servono a dimostrare il rispetto di questo contratto. Consentiamo le verifiche, comprese le ispezioni, fatte dallo Studio o da un revisore incaricato da lui e tenuto alla riservatezza, con un preavviso ragionevole, e vi contribuiamo.
13. Versione del testo
Versione base del 28 ottobre 2026. Il testo rivisto dal legale sarà proposto appena pronto: chiederemo allo Studio di accettarlo di nuovo.
Accettando, chi accetta dichiara di poterlo fare a nome dello Studio.