Privacy Policy

1. Titolare del trattamento e contatti

1.1 Titolare

Il Titolare del trattamento dei dati degli account dei Professionisti (medici e persone dello studio che usano la Piattaforma), per creare e gestire l'account, per l'accesso e la sicurezza della Piattaforma e per la fatturazione allo studio, è:

GSEO S.r.l. — società che gestisce la piattaforma CiaoSalute
Via Zenzalino Sud 6, 40055 Castenaso (BO) · P.IVA 04370971204
Email: info@gseo.it

1.2 Titolare per i pazienti

Per quanto riguarda i dati clinici dei pazienti, il Titolare del trattamento è lo Studio medico presso cui il paziente è in cura (il medico curante o la clinica). CiaoSalute agisce come Responsabile esterno del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR. Il rapporto è regolato dal contratto per il trattamento dei dati (art. 28 GDPR) che lo Studio accetta nella Piattaforma: il testo è nella pagina Contratto per il trattamento dei dati. Lo Studio è titolare anche dei dati del suo personale che gestisce nel programma per organizzare il lavoro (ruoli, permessi, agenda, firme, «Chi ha aperto»): per questi CiaoSalute agisce per suo conto.

1.3 Contatti per la privacy

Per domande sulla privacy e per i dati di cui GSEO S.r.l. è titolare (account, sito):
Email: info@gseo.it (scrivi «Privacy» nell'oggetto)
Per posta: GSEO S.r.l., Via Zenzalino Sud 6, 40055 Castenaso (BO)

Non abbiamo nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO): le richieste scritte a questo indirizzo le gestisce direttamente GSEO S.r.l.; quelle sui dati della cartella clinica le giriamo allo studio del paziente (sezione 8). Dove sono i dati, come li proteggiamo e chi può vederli è spiegato nella pagina Sicurezza e protezione dei dati.

2. Categorie di dati trattati

2.1 Dati comuni

• Dati anagrafici: nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, sesso.
• Dati di contatto: indirizzo email, numero di cellulare, indirizzo postale.
• Dati professionali (solo per medici): qualifica, specializzazione, numero iscrizione Ordine, P.IVA.
• Dati di account: password salvata in forma non reversibile (bcrypt), ruolo, permessi.
• Dati di pagamento: gestiti direttamente da Stripe (che dichiara la certificazione PCI DSS); CiaoSalute conserva solo l'ID transazione e l'importo, mai i dati della carta.
• Dati tecnici di navigazione: indirizzo IP, user agent, log di accesso, identificativi di sessione (JWT cookie).

2.2 Categorie particolari (art. 9 GDPR — dati sanitari)

• Anamnesi clinica: patologie pregresse e in corso, allergie, intolleranze.
• Misure e parametri clinici (dati relativi alla salute): peso, altezza, BMI, circonferenze, pressione arteriosa, frequenza cardiaca.
• Esami diagnostici: referti di laboratorio, esami strumentali, immagini diagnostiche (caricate dal paziente o dal medico).
• Terapie: farmaci prescritti, dosaggi, posologie, terapia domiciliare e in corso.
• Diagnosi e prognosi: redatti dal medico curante.
• Comunicazioni cliniche: messaggi nella chat AI, richieste di prenotazione, dialoghi medico-paziente.
• Firme elettroniche: i dati della firma con codice (chi ha firmato, quando, con quale canale) su referti, ricette e consensi. È una firma elettronica semplice.

2.3 Dati raccolti automaticamente dall'AI

• Trascrizioni dell'ascolto durante la visita (ambient listening), solo se il medico lo accende: la voce viene trascritta dal servizio di riconoscimento vocale del browser usato dal medico (per esempio Google, se usa Chrome) e il testo viene inviato all'AI per compilare i campi.
• Dati estratti automaticamente da foto e PDF (esami, referti, bilance, misuratori di pressione).
• Classificazione automatica del rischio clinico delle conversazioni paziente-AI.

2.4 Pazienti minorenni

I dati dei pazienti minorenni li inserisce lo studio. Informativa e consensi li gestisce lo studio con chi esercita la responsabilità genitoriale o con il tutore: quando firma un genitore o un tutore, CiaoSalute registra il nome e il ruolo di chi firma. Chi riceve i messaggi e il codice del portale di un minore lo decide lo studio.

3. Finalità e basi giuridiche

Per i dati dei pazienti le basi giuridiche le stabilisce lo studio, che è il titolare: quelle indicate qui descrivono come funziona CiaoSalute.

4. Modalità di trattamento

I dati sono trattati con strumenti informatici sicuri, in particolare:

• Cifratura in transito: il sito, il portale dei pazienti e le app usano solo collegamenti cifrati (HTTPS, TLS); le richieste non cifrate vengono rimandate su HTTPS. Email, SMS e WhatsApp passano dai sistemi dei rispettivi fornitori.
• Cifratura a riposo: i dati del database (Google Cloud Firestore) sono cifrati da Google, con chiavi gestite da Google. I file caricati (referti, foto, documenti) sono sul disco del server, che oggi non è cifrato: si aprono solo attraverso il programma, dopo il controllo dell'accesso.
• Pseudonimizzazione: identificatori interni separati dai dati anagrafici dove possibile.
• Controllo accessi: ogni persona dello studio entra con il proprio account; ruolo e permessi decidono cosa può vedere e fare. Dopo 15 minuti senza azioni lo schermo dell'area dello studio si blocca e si riapre con la propria password; dopo 60 minuti si esce da soli. Chi viene disattivato o cambia la password esce da tutti i dispositivi; c'è anche «Esci da tutti i dispositivi».
• Registri: firme, consensi, modifiche al personale e altre operazioni importanti vengono registrate con chi e quando; il titolare dello studio vede chi ha aperto la cartella di ogni paziente.
• Copie di sicurezza: il database si può riportare a un momento dei 7 giorni precedenti e ha una copia giornaliera conservata 30 giorni. Dei file caricati si fa ogni settimana una copia automatica su uno spazio di archiviazione separato dal server, dello stesso fornitore, trasferita con collegamento cifrato; oggi questa copia non è cifrata con una chiave nostra. È prevista una copia giornaliera cifrata fuori dal server: è pronta e partirà appena scelte la destinazione e la chiave.
• Minimizzazione: raccogliamo solo i dati strettamente necessari per la finalità dichiarata.
• Dati di prova: per le prove del programma, anche automatiche, e per le dimostrazioni la regola è usare solo dati inventati, mai dati di pazienti veri. Durante la prova gratuita, finché il titolare non accetta il contratto per il trattamento dei dati, lo studio deve usare solo dati inventati: fino ad allora l'importazione da altri programmi resta bloccata.

Il dettaglio, compreso ciò che non c'è ancora, è nella pagina Sicurezza e protezione dei dati.

5. Destinatari e sub-responsabili

I dati possono essere comunicati ai seguenti fornitori, che li trattano per nostro conto come sub-responsabili (art. 28 GDPR), solo per le finalità sopra indicate:

Il Sistema Tessera Sanitaria (Ministero dell'Economia e delle Finanze) riceve le ricette elettroniche e le spese sanitarie per obbligo di legge, come titolare autonomo, solo quando il medico usa queste funzioni: non è un nostro fornitore.

La dettatura e l'ascolto in visita usano il riconoscimento vocale del browser scelto dallo studio (per esempio Google in Chrome, Microsoft in Edge). Non è un nostro fornitore: la voce va al produttore del browser, alle sue condizioni, anche fuori dall'Unione Europea. Lo studio decide se usare queste funzioni.

I dati possono essere comunicati ad autorità giudiziarie e amministrative su richiesta legittima e nei casi previsti dalla legge (es. emergenze sanitarie, indagini, audit fiscali).

Non vendiamo, non noleggiamo, non scambiamo dati personali con terzi a fini commerciali o pubblicitari.

6. Trasferimento dei dati extra-UE

Alcuni fornitori sono società degli Stati Uniti o vi trasferiscono dati: Anthropic, Twilio, Daily, MailerSend, Stripe, Apple, Google (notifiche) e Meta (WhatsApp). Il trasferimento dei dati avviene nel rispetto del GDPR attraverso:

• Standard Contractual Clauses (SCC) della Commissione Europea (Decisione 2021/914), previste dai contratti sul trattamento dei dati (DPA) dei fornitori.
• EU-US Data Privacy Framework dove applicabile.
• Norme vincolanti d'impresa (Binding Corporate Rules) per Twilio.
• Misure supplementari: cifratura in transito e invio dei soli dati necessari. Nei testi che prepariamo per l'AI non mettiamo nome e cognome del paziente (possono restare in ciò che il medico scrive o detta e nei documenti caricati, per esempio un referto in PDF).

Stai utilizzando il chatbot AI? I tuoi messaggi vengono inviati ad Anthropic: i dati sono conservati negli USA e l'elaborazione può avvenire anche in altri paesi. Secondo le condizioni commerciali del servizio usato da CiaoSalute, Anthropic non utilizza questi dati per allenare i propri modelli; secondo le sue regole sulla privacy, di norma li cancella entro 30 giorni.

7. Tempi di conservazione

Oggi la cancellazione automatica c'è solo per la lista d'attesa: gli altri dati la piattaforma non li cancella da sola alla fine dei periodi indicati, e la cancellazione si fa su richiesta dello studio. La cancellazione automatica secondo i tempi decisi dallo studio è prevista. L'interessato può chiedere la cancellazione anticipata, compatibilmente con gli obblighi di legge (sezione 8).

8. Diritti dell'interessato

Ai sensi degli articoli 15-22 GDPR, hai il diritto di:

• Accesso (art. 15): ottenere conferma del trattamento e copia dei tuoi dati.
• Rettifica (art. 16): correggere dati inesatti.
• Cancellazione (art. 17): «diritto all'oblio» nei casi previsti dalla legge (revoca consenso, finalità esaurita).
• Limitazione (art. 18): bloccare temporaneamente il trattamento in caso di contestazione.
• Portabilità (art. 20): ricevere i dati in un formato strutturato (JSON) e trasferirli a un altro fornitore; per i dati della cartella, tramite il tuo studio.
• Opposizione (art. 21): opporsi al trattamento basato su legittimo interesse o marketing.
• Revoca del consenso: in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità dei trattamenti precedenti.
• Decisioni automatizzate (art. 22): CiaoSalute non prende decisioni basate solo su un trattamento automatizzato con effetti giuridici o effetti simili sulle persone. L'AI propone (valori letti, testi, avvisi), decide sempre il medico. La classificazione del rischio clinico (NORMAL/ANALYZING/DANGER) serve solo ad avvisare il medico nei casi a rischio. L'assistente del portale risponde da solo alle domande del paziente, con le indicazioni del medico, ma non sostituisce la visita.

8.1 Come esercitare i diritti

Dati della tua cartella clinica. Il titolare è il tuo studio medico: rivolgiti allo studio. Se scrivi a noi, giriamo la richiesta al tuo studio senza ritardo e ti avvisiamo. Non possiamo cancellare o cambiare da soli i dati della cartella: lo decide lo studio, che ha anche obblighi di conservazione.

Dati del tuo account professionale e del sito. Scrivi a info@gseo.it (oggetto «Privacy»), oppure per posta a GSEO S.r.l., Via Zenzalino Sud 6, 40055 Castenaso (BO), indicando:

• Quale diritto vuoi esercitare.
• Documento di identità in copia (per verifica dell'identità).
• Eventuali dettagli specifici (es. quale dato vuoi correggere).

Rispondiamo entro un mese, prorogabile di due mesi nei casi complessi (art. 12.3 GDPR). L'esercizio dei diritti è gratuito, salvo richieste manifestamente infondate o eccessive per le quali possiamo addebitare un contributo o rifiutare la richiesta.

8.2 Strumenti self-service

Per avere una copia dei tuoi dati o chiederne la correzione o la cancellazione rivolgiti al tuo studio medico, che ha gli strumenti per farlo (per esempio «Esporta dati»).

9. Trasparenza sull'uso dell'Intelligenza Artificiale

CiaoSalute utilizza sistemi di Intelligenza Artificiale. Stiamo valutando la classificazione di queste funzioni secondo il Regolamento UE 2024/1689 («AI Act»).

In particolare:

• Il chatbot del paziente è un sistema AI conversazionale basato su Claude (Anthropic). Risponde a domande mediche generiche personalizzate dal tuo medico, ma non sostituisce il consulto clinico.
• L'estrazione automatica da foto e PDF utilizza Claude per leggere valori e testo: esami del sangue, referti (per esempio ecografie e risonanze), bilance e misuratori di pressione. Il medico deve controllare i valori letti dall'AI.
• L'ambient listening trascrive e riformula la conversazione medico-paziente in stile referto. Il medico è tenuto a verificare il testo prima di salvare il record.
• La classificazione del rischio nelle conversazioni AI (NORMAL/ANALYZING/DANGER) determina alert al medico ma non prende decisioni cliniche autonome.

Le conversazioni del paziente con l'assistente AI restano registrate nella Piattaforma e il medico le può consultare.

10. Misure di sicurezza tecniche e organizzative

Ai sensi dell'art. 32 GDPR adottiamo le misure elencate qui sotto. La descrizione completa, con dove sono i dati, le copie di sicurezza, i registri, le certificazioni dei fornitori e ciò che non c'è ancora, è nella pagina Sicurezza e protezione dei dati.

10.1 Misure tecniche

• Collegamenti cifrati (HTTPS) per sito, portale e app; database cifrato a riposo (AES-256, gestita da Google). I file caricati sono sul disco del server, oggi non cifrato, e si aprono solo attraverso il programma dopo il controllo dell'accesso.
• Password salvate solo in forma non reversibile (bcrypt).
• Token JWT firmati HS256 per sessioni utente; l'accesso del personale dura al massimo 7 giorni.
• Rate limit per prevenire brute force su login e OTP.
• Controlli lato server sui dati ricevuti e sui permessi di chi fa la richiesta.
• Blocco dello schermo dell'area dello studio dopo 15 minuti senza azioni, che si riapre con la propria password, e uscita automatica dopo 60 minuti senza azioni.
• Sessioni chiuse quando una persona viene disattivata o cambia la password, e con «Esci da tutti i dispositivi».
• Codici di firma e credenziali del Sistema Tessera Sanitaria salvati cifrati.
• Posizione GPS tolta dalle foto caricate.
• Copie di sicurezza del database (ripristino fino a 7 giorni prima, copia giornaliera conservata 30 giorni) e copia settimanale dei file su uno spazio di archiviazione separato dal server (oggi non cifrata con una chiave nostra; prevista una copia giornaliera cifrata, pronta, che partirà appena scelte la destinazione e la chiave).

10.2 Misure organizzative

• Account personali, con ruoli e permessi decisi dallo studio; la casella «Vede i dati clinici» è spenta di base per segreteria e infermieri.
• Il titolare dello studio vede chi ha aperto la cartella di ogni paziente («Chi ha aperto»); le operazioni principali restano nel registro delle operazioni.
• Chi in GSEO S.r.l. gestisce il server e il database può tecnicamente vedere i dati. La regola è guardarli solo per assistenza chiesta dallo studio, sicurezza o guasti. Oggi questi accessi non sono registrati; gli impegni di riservatezza scritti sono in preparazione.
• Gestione delle violazioni dei dati: vedi il punto 10.3.

10.3 Violazioni dei dati

Se scopriamo una violazione che riguarda i dati dei pazienti, avvisiamo lo studio senza ingiustificato ritardo. La notifica al Garante, entro 72 ore, la fa lo studio, che è il titolare, con il nostro aiuto; per i dati di cui siamo titolari (account dei professionisti) la notifica, quando è dovuta, la facciamo noi (art. 33 GDPR). Il dettaglio è nella pagina Sicurezza e protezione dei dati.

11. Cookie e tecnologie simili

Utilizziamo i seguenti tipi di cookie:

• Cookie tecnici (sempre attivi): necessari al funzionamento (accesso, firma del giorno del medico). Non richiedono consenso ex art. 122 Codice Privacy.
• Preferenze salvate nel browser: ricordano scelte come la vista dell'agenda, un avviso già letto o il blocco dello schermo dell'area dello studio. Restano sul tuo dispositivo e non servono a tracciarti.
• Cookie analitici e strumenti di registrazione delle sessioni: nessuno (niente Google Analytics, Hotjar o strumenti simili).
• Cookie di marketing: nessuno.
• Cookie di terze parti: solo in alcune funzioni (pagamenti con Stripe, videovisite con Daily e, per chi gestisce lo studio, il collegamento del numero WhatsApp con Meta).

Puoi vedere e cancellare i cookie dalle impostazioni del browser: Chrome, Firefox, Safari, Edge. Senza i cookie tecnici non si può entrare nel Servizio. Il riferimento sono le «Linee guida cookie e altri strumenti di tracciamento» del Garante del 10 giugno 2021.

Maggiori dettagli e gestione del consenso nella Cookie Policy dedicata.

12. App mobile (iOS e Android)

CiaoSalute è disponibile anche come applicazione mobile per i pazienti (iOS e Android). L'app è un canale aggiuntivo che utilizza gli stessi servizi e gli stessi dati del portale web descritti in questa informativa. Di seguito le specifiche proprie dell'app.

12.1 Accesso e dati salvati sul dispositivo

• L'accesso avviene con il codice paziente e la data di nascita; non è richiesta una password.
• Il token di sessione è conservato nell'area protetta del sistema operativo (Keychain su iOS, Keystore su Android).
• Una copia locale cifrata dei dati consultati è mantenuta sul dispositivo per un uso più rapido e viene eliminata al logout.
• È disponibile un blocco con biometria (Face ID / impronta) opzionale. Le schermate con dati clinici sono protette dal sistema operativo contro acquisizioni non autorizzate (screenshot/anteprime).

12.2 Notifiche push

Se attivi le notifiche, l'app registra un identificativo del dispositivo presso i servizi Apple Push Notification service (APNs) e Google Firebase Cloud Messaging (FCM). Le notifiche contengono solo messaggi generici (es. «nuovo documento disponibile»): nessun dato clinico transita sui canali di notifica. Puoi disattivarle in qualsiasi momento dalle impostazioni del dispositivo.

12.3 Permessi del dispositivo

• Fotocamera / foto: richiesti solo se scegli di caricare un documento o una foto (es. un esame). L'accesso è usato esclusivamente per l'upload che avvii tu.
• Biometria: solo se attivi il blocco dell'app; l'elaborazione biometrica avviene sul dispositivo e non lascia mai il telefono.

12.4 Nessun tracciamento pubblicitario

L'app non raccoglie dati per finalità pubblicitarie, non utilizza identificatori di tracciamento e non integra SDK di advertising o di analytics di terze parti a fini di profilazione.

12.5 Eliminazione dell'account

Per chiudere il tuo accesso all'app e chiedere la cancellazione dei dati rivolgiti al tuo studio medico, che è il titolare dei tuoi dati; se scrivi a info@gseo.it giriamo la richiesta allo studio. Restano i limiti degli obblighi di conservazione sanitari e fiscali indicati alla sezione 7.

13. Modifiche alla presente policy

Possiamo aggiornare questa policy in caso di novità normative (es. linee guida del Garante, AI Act delegated acts) o di modifiche sostanziali alle modalità di trattamento.

Pubblichiamo subito le modifiche che descrivono meglio trattamenti già in corso o che sono richieste dalla legge, e le comunichiamo via email agli utenti registrati. Per i trattamenti nuovi avvisiamo almeno 30 giorni prima.

13.1 Storico delle versioni

Della versione del 3 luglio 2026 conserviamo una copia; da questa versione in poi conserviamo una copia datata di ogni versione.

14. Reclami al Garante

Se ritieni che il trattamento violi il GDPR, hai diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali:

Piazza Venezia, 11 — 00187 Roma
Tel: +39 06 696771
Email: protocollo@gpdp.it
Sito: www.gpdp.it

Puoi anche rivolgerti all'autorità di controllo dello Stato membro UE in cui hai la residenza abituale o il luogo di lavoro.