Termini di Servizio

1. Oggetto e accettazione

I presenti Termini di Servizio (di seguito, «Termini») disciplinano l'accesso e l'utilizzo della piattaforma CiaoSalute (di seguito, «Piattaforma» o «Servizio»), accessibile via web all'indirizzo https://ciaosalute.com, fornita da GSEO S.r.l. (Via Zenzalino Sud 6, 40055 Castenaso (BO), P.IVA 04370971204), che gestisce la piattaforma CiaoSalute (di seguito, «CiaoSalute», «noi»).

L'accettazione dei Termini avviene con la registrazione di un account, l'attivazione di un piano o il semplice utilizzo della Piattaforma. Se non sei d'accordo con anche solo una delle clausole, non utilizzare il Servizio.

Questi Termini si applicano a tutti gli utenti: professionisti sanitari (medici, segretarie, amministratori di studio) e pazienti che accedono al Portale paziente.

2. Definizioni

• Utente: chiunque acceda alla Piattaforma, indipendentemente dal ruolo.
• Professionista: medico iscritto all'Ordine, segretaria sanitaria o amministratore di studio che gestisce dati clinici di pazienti.
• Studio: l'organizzazione sanitaria (medico singolo, ambulatorio o clinica) titolare dell'account aziendale.
• Paziente: persona fisica i cui dati sanitari sono gestiti dal Professionista tramite la Piattaforma; ha accesso al Portale paziente per consultare i propri dati.
• Dati Sanitari: categorie particolari di dati personali ex art. 9 GDPR (anamnesi, diagnosi, terapie, parametri vitali, referti, ricette, conversazioni con l'assistente AI).
• AI Assistant: l'assistente conversazionale basato su intelligenza artificiale che risponde a domande del paziente con riferimento al contesto clinico personalizzato dal medico curante.
• Piano: il pacchetto sottoscritto dallo Studio (Smart, Medium o Large), con gli accessi inclusi e il prezzo del periodo scelto (3 o 12 mesi).

3. Registrazione e account

3.1 Requisiti

La registrazione come Professionista è riservata a soggetti che abbiano titolo abilitante l'esercizio della professione sanitaria in Italia (iscrizione a Ordine professionale o equivalente). Lo Studio si impegna a verificare i requisiti del proprio personale prima dell'assegnazione di account interni.

3.2 Veridicità delle informazioni

Sei tenuto a fornire informazioni veritiere, complete e aggiornate. Sei l'unico responsabile della riservatezza delle tue credenziali di accesso. Sospetto uso non autorizzato va segnalato immediatamente a info@gseo.it (oggetto «Sicurezza»).

3.3 Età

Il Servizio è destinato esclusivamente ad utenti maggiorenni. I pazienti minori sono gestiti tramite il tutore legale che firma il consenso al trattamento per loro conto.

4. Piani, fatturazione e pagamenti

4.1 Prezzi e limiti

I prezzi dei piani sono pubblicati nella pagina Prezzi, IVA esclusa. Il prezzo resta invariato per il periodo già pagato; eventuali variazioni valgono dal rinnovo successivo e vengono comunicate con almeno 30 giorni di preavviso (punto 14). I piani si distinguono per il numero di medici e amministrativi inclusi; altri accessi si aggiungono su richiesta. Con un abbonamento attivo e in regola coi pagamenti, videovisite e operazioni AI non hanno limiti mensili; durante la prova valgono i limiti indicati al punto 5, salvo condizioni diverse concordate per iscritto. Restano limiti tecnici contro gli abusi, per esempio sul numero di codici SMS al giorno.

4.2 Modalità di pagamento

Il pagamento avviene tramite carta di credito gestita da Stripe, che dichiara la certificazione PCI DSS di livello 1. Non conserviamo né visualizziamo i dati della carta. Il pagamento è anticipato per il periodo scelto (3 o 12 mesi). Alla scadenza l'abbonamento si rinnova da solo per lo stesso periodo, con addebito sulla stessa carta, salvo disdetta scritta a info@gseo.it entro il giorno prima del rinnovo (punto 13.1). Non è previsto un abbonamento mensile. Se attiva l'abbonamento durante la prova, lo Studio sceglie se iniziare a pagare subito (la prova finisce) o alla fine della prova; fino al primo addebito valgono i limiti della prova. Prima di attivare l'abbonamento lo Studio approva specificamente, ai sensi degli artt. 1341 e 1342 del Codice civile, questo punto 4.2 e i punti 4.3, 11, 13, 14 e 15.

4.3 Mancato pagamento

In caso di mancato pagamento, sospendiamo l'accesso al Servizio dopo 7 giorni di sollecito. I dati restano conservati per ulteriori 60 giorni durante i quali è possibile sanare la posizione. Trascorso tale termine, i dati saranno cancellati salvo obbligo di legge di conservazione.

4.4 Pagamenti dei pazienti al medico (Stripe Connect)

La Piattaforma offre la funzionalità di incasso da paziente a medico tramite Stripe Connect. CiaoSalute agisce esclusivamente come intermediario tecnico: gli incassi affluiscono direttamente sul conto Stripe del medico, che resta unico responsabile della corretta fatturazione fiscale al paziente.

5. Periodo di prova gratuita

CiaoSalute offre un periodo di prova gratuito di 30 giorni per i nuovi Studi. Durante la prova valgono limiti d'uso ridotti: fino a 20 pazienti importati da file, 100 operazioni AI e 30 minuti di videovisita al mese, oltre ai limiti tecnici contro gli abusi (per esempio sul numero di codici SMS inviati ogni giorno).

Al termine della prova, per continuare a usare il Servizio va attivato un piano a pagamento. La prova non comporta addebiti automatici e non ci sono costi né penali se lo Studio non prosegue.

La prova gratuita è limitata a un singolo trial per Studio. Tentativi di aggirare il limite (ad esempio registrando più Studi con la stessa Partita IVA) comportano la cancellazione degli account.

5.1 Dati di prova

Durante la prova lo Studio usa solo dati inventati, mai dati di pazienti veri, finché il suo titolare non accetta il contratto per il trattamento dei dati nella Piattaforma; fino ad allora l'importazione da altri programmi resta bloccata. Anche per le prove del programma e per le dimostrazioni di CiaoSalute la regola è usare solo dati inventati.

6. Obblighi del professionista sanitario

Utilizzando la Piattaforma per gestire dati di pazienti, il Professionista (o lo Studio) si impegna a:

• Verificare l'identità del paziente prima dell'inserimento in cartella.
• Raccogliere il consenso informato al trattamento dei dati sanitari tramite la funzione dedicata della Piattaforma o tramite documento cartaceo conservato presso lo Studio.
• Informare il paziente che lo Studio utilizza CiaoSalute, indicandolo come responsabile esterno del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.
• Non condividere account con personale non autorizzato. Ogni membro dello staff deve avere il proprio account personale.
• Verificare e correggere eventuali errori nelle estrazioni automatiche dell'AI prima di considerare definitivi i dati clinici.
• Mantenere aggiornato il proprio cellulare per la firma elettronica e le notifiche di urgenza.
• Conservare la cartella clinica per i tempi previsti dalla legge.

La responsabilità clinica di ogni atto medico inserito, modificato, firmato o comunicato tramite la Piattaforma resta integralmente del Professionista. CiaoSalute è strumento di lavoro, non sostituto del medico.

7. Uso dell'Intelligenza Artificiale

La Piattaforma utilizza modelli linguistici di terze parti (attualmente Anthropic Claude) per:

• Conversazione paziente nel Portale paziente (assistente AI personalizzato dal medico).
• Estrazione dati clinici da foto/PDF (esami di laboratorio, bilance, sfigmomanometri).
• Compilazione automatica della cartella da dettatura vocale (ambient listening).
• Riformulazione di trascrizioni in stile referto clinico.
• Suggerimento di bozze di risposta per il medico nelle conversazioni con i pazienti.

7.1 Disclaimer fondamentale

7.2 Classificazione AI Act

Stiamo valutando la classificazione delle funzioni AI di CiaoSalute secondo il Regolamento UE 2024/1689 («AI Act»). Intanto CiaoSalute adotta queste misure:

• Le conversazioni del paziente con l'assistente restano registrate e il medico le può consultare.
• Classificazione automatica del rischio clinico (NORMAL / ANALYZING / DANGER) con escalation al medico.
• Trasparenza all'utente: il paziente è esplicitamente informato di interagire con un sistema AI.
• Possibilità di chiedere l'intervento del medico in qualsiasi momento.

7.3 Casi di urgenza

In caso di sintomi acuti o critici, l'AI è programmata per indirizzare il paziente al 112 (Numero Unico di Emergenza Europeo) o al pronto soccorso più vicino e per bloccare la conversazione in attesa del medico. Il paziente è tenuto a NON utilizzare il chatbot in situazioni di emergenza, ma a chiamare direttamente i servizi sanitari competenti.

8. Firma elettronica dei documenti

La Piattaforma permette al medico di firmare referti, ricette private (bianche) e altri documenti con un codice personale inviato via SMS o email, oppure con la «firma del giorno» (un codice all'inizio della giornata e poi una conferma per ogni documento). Restano registrati chi ha firmato, quando e con quale canale.

È una firma elettronica semplice (art. 3 del Regolamento eIDAS UE 910/2014). Non è una firma elettronica avanzata né una firma digitale qualificata. Il valore del documento firmato in questo modo è valutato caso per caso (art. 20 del Codice dell'Amministrazione Digitale, D.Lgs. 82/2005).

Per la ricetta elettronica dematerializzata la Piattaforma usa il servizio del Sistema Tessera Sanitaria, con le credenziali del medico.

Un documento firmato non si modifica: per correggerlo lo si annulla con un codice e se ne firma una nuova versione; la precedente resta nello storico.

9. Dati dei pazienti e DPA

Lo Studio è Titolare del trattamento dei dati dei propri pazienti e dei dati del suo personale che gestisce nel programma (ruoli, permessi, agenda, firme). Per questi dati CiaoSalute agisce come Responsabile esterno del trattamento ex art. 28 GDPR. Per gli account dei professionisti e la sicurezza degli accessi CiaoSalute è titolare autonomo (vedi la Privacy Policy).

Le condizioni del trattamento sono dettagliate nell'Accordo per il trattamento dei dati (DPA) che forma parte integrante dei presenti Termini. Il DPA include:

• Finalità, natura e durata del trattamento.
• Misure tecniche e organizzative di sicurezza (cifratura in transito e a riposo del database, account personali con ruoli e permessi, blocco dello schermo e uscita automatica, registro delle operazioni principali e di chi apre le cartelle). Il dettaglio è nell'allegato «Misure di sicurezza» del DPA e, in sintesi, nella pagina Sicurezza e protezione dei dati.
• Sub-responsabili (Hetzner per il server, Google Cloud / Firebase, Anthropic, MailerSend, Brevo, Twilio, Meta per WhatsApp, Stripe, Daily.co, Apple e Google per le notifiche delle app) con le garanzie per i trasferimenti fuori dall'UE (clausole contrattuali standard, Data Privacy Framework).
• Servizi che non sono nostri fornitori: il riconoscimento vocale del browser usato da dettatura e ascolto in visita, e il Sistema Tessera Sanitaria, che riceve ricette e spese sanitarie per obbligo di legge.
• Avviso allo Studio in caso di violazione dei dati (data breach), senza ingiustificato ritardo.
• Verifiche e ispezioni del Titolare, anche tramite un revisore da lui incaricato.
• Termini di restituzione/cancellazione dei dati alla cessazione del Servizio.

Il testo del DPA è nella pagina Contratto per il trattamento dei dati. Il titolare dello Studio lo accetta nella Piattaforma, nella pagina «Contratto per i dati» (un avviso in alto la segnala finché non è accettato); l'accettazione resta registrata con chi, quando e quale versione. Per domande: info@gseo.it (oggetto «Privacy»).

10. Proprietà intellettuale

CiaoSalute detiene tutti i diritti di proprietà intellettuale relativi alla Piattaforma: codice sorgente, design, marchi, loghi, contenuti editoriali, prompt AI, struttura dei template clinici di base.

Lo Studio mantiene la titolarità esclusiva di:

• Dati clinici dei propri pazienti.
• Template personalizzati creati o modificati nello Studio.
• Knowledge Base farmaci personalizzata.
• Configurazioni di prompt e personalizzazioni dell'assistente AI.

Al termine del contratto, lo Studio può chiedere l'esportazione dei propri dati in formato standard (per esempio CSV, JSON, PDF). CiaoSalute si impegna a fornire assistenza tecnica per migrare i dati verso un altro fornitore.

È vietato:

• Effettuare reverse engineering del codice o dei modelli AI.
• Rivendere o sub-licenziare l'accesso alla Piattaforma a terzi non autorizzati.
• Utilizzare la Piattaforma per scopi diversi dalla gestione sanitaria del proprio Studio.

11. Limitazioni di responsabilità

CiaoSalute è uno strumento gestionale. Nei limiti consentiti dalla legge:

• Responsabilità clinica: ogni decisione medica e ogni atto sanitario (diagnosi, prescrizione, prognosi) resta esclusiva responsabilità del Professionista. CiaoSalute non risponde di errori medici dipendenti dalla pratica clinica del Professionista.
• AI hallucinations: CiaoSalute non garantisce l'accuratezza assoluta delle estrazioni e delle risposte AI. Il Professionista deve sempre verificare i contenuti generati.
• Disponibilità: facciamo il possibile per tenere il Servizio sempre disponibile, ma oggi non garantiamo un livello di disponibilità misurato. Eventuali interruzioni non danno diritto a risarcimenti oltre la quota proporzionale del canone del periodo.
• Tetto risarcitorio: in nessun caso la responsabilità di CiaoSalute per danni diretti potrà eccedere l'importo totale pagato dallo Studio nei 12 mesi precedenti l'evento dannoso. Sono esclusi i danni indiretti, conseguenziali, perdita di profitti o di chance.
• Esclusioni: nessuna responsabilità per danni dovuti a forza maggiore, attacchi informatici esterni, malfunzionamenti di provider terzi (Firebase, Anthropic, Brevo, Twilio, Stripe, Daily.co), modifiche normative, salvo quanto previsto dall'art. 28, par. 4, e dall'art. 82 GDPR.

Le presenti limitazioni non si applicano in caso di dolo o colpa grave imputabili direttamente a CiaoSalute.

12. Sicurezza, backup, continuità del servizio

• I dati del database sono su Google Cloud Firestore, nella multiregione europea eur3 (copie in Belgio e nei Paesi Bassi). Il programma e i file caricati (referti, foto, documenti) sono su un server di Hetzner Online GmbH nel centro dati di Falkenstein (Germania).
• Il sito, il portale e le app usano solo collegamenti cifrati (HTTPS).
• I dati del database sono cifrati a riposo, con chiavi gestite da Google. I file caricati sono sul disco del server, che oggi non è cifrato: si aprono solo attraverso il programma, dopo il controllo dell'accesso.
• Copie di sicurezza: il database si può riportare a un momento dei 7 giorni precedenti e ha una copia giornaliera conservata 30 giorni; dei file caricati si fa ogni settimana una copia su uno spazio di archiviazione separato dal server, dello stesso fornitore, in un centro dati nell'Unione Europea.
• Ogni persona dello studio ha il proprio account, con ruolo e permessi; lo schermo dell'area dello studio si blocca dopo 15 minuti senza azioni e dopo 60 minuti si esce da soli.
• Registro delle operazioni principali (firme, consensi, documenti, modifiche al personale) e registro di chi apre le cartelle, visibile al titolare dello Studio.
• Tutti i dettagli, compreso ciò che non c'è ancora, nella pagina Sicurezza e protezione dei dati.
• Segnalazione di problemi di sicurezza: info@gseo.it (oggetto «Sicurezza»).

In caso di violazione dei dati (data breach) che riguarda i dati dello Studio, avvisiamo lo Studio senza ingiustificato ritardo dalla scoperta, con le informazioni disponibili, e lo aiutiamo nella notifica al Garante (entro 72 ore, art. 33 GDPR) e nell'eventuale comunicazione ai pazienti. Per i dati di cui siamo titolari, la notifica al Garante, quando è dovuta, la facciamo noi, secondo l'art. 33 GDPR.

13. Recesso e cessazione

13.1 Recesso dello Studio

Lo Studio può recedere dal contratto in qualsiasi momento scrivendo a info@gseo.it. Il recesso ha effetto al termine del periodo già pagato (3 o 12 mesi), senza rimborso della parte non usata. I dati restano conservati per ulteriori 60 giorni, durante i quali lo Studio può chiederne l'esportazione; dopo vengono cancellati, salvo obblighi di conservazione di legge.

13.2 Recesso da CiaoSalute

CiaoSalute può recedere con preavviso di 30 giorni o immediatamente in caso di:

• Violazioni gravi dei Termini.
• Mancato pagamento oltre i termini di sollecito.
• Uso fraudolento o illecito della Piattaforma.
• Tentativi di hacking, scraping massivo o abuso dei limiti tecnici.

13.3 Conservazione dati clinici

Indipendentemente dalla cessazione del contratto, lo Studio conserva il diritto/obbligo di mantenere la cartella clinica per i tempi previsti dalla legge. Prima della cancellazione definitiva CiaoSalute fornisce allo Studio una copia dei suoi dati (export).

14. Modifiche ai Termini

CiaoSalute può modificare i Termini in qualsiasi momento, ad esempio per adeguamento normativo (AI Act, GDPR), nuove funzionalità o cambi di pricing.

Le modifiche sostanziali (es. nuovi piani, modifica del foro competente, restrizioni d'uso) saranno comunicate via email allo Studio con almeno 30 giorni di preavviso. Se non sei d'accordo con le nuove condizioni, puoi recedere senza penalità prima dell'entrata in vigore.

La versione più aggiornata dei Termini è sempre disponibile su https://ciaosalute.com/termini-servizio.

15. Legge applicabile e foro competente

I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana. Per qualsiasi controversia che dovesse insorgere relativa all'interpretazione o esecuzione del contratto sarà competente in via esclusiva il Foro di Bologna, salvo competenze inderogabili previste dalla legge a tutela del consumatore (Codice del Consumo) ove applicabile.

Prima di adire le vie legali, le parti si impegnano a tentare una composizione amichevole tramite il servizio di conciliazione della Camera di Commercio di Bologna.

16. Contatti

Per qualsiasi domanda relativa a questi Termini:

• Supporto generale: info@gseo.it
• Privacy: info@gseo.it (oggetto «Privacy»), oppure per posta a GSEO S.r.l., Via Zenzalino Sud 6, 40055 Castenaso (BO)
• Sicurezza / vulnerabilità: info@gseo.it (oggetto «Sicurezza»)
• Stampa & partnership: info@gseo.it